Toute mon entreprise se pilote depuis un jeu
Donkey OS, l'outil qui fait tourner Donkey Corp, du premier message reçu à la clôture des comptes
- Conseil
- Outils
- 10
- modules reliés entre eux
- 8
- pièces dans le bureau
- 0
- ressaisie d'un module à l'autre
Un bureau, des ânes
Quand j'ouvre Donkey OS le matin, je ne tombe pas sur un tableau de chiffres. Je tombe sur un bureau vu de biais, comme dans un jeu de gestion. Chaque client et chaque prospect y passe de pièce en pièce, au rythme de notre collaboration.
Oui, c'est un âne. Pour nous, c'est un compliment.
Une pièce par étape
L'accueil, la qualification, la salle des devis, le chantier quand le projet tourne, le salon des clients une fois le travail livré. Quand l'affaire avance, l'âne change de pièce.
Une valise par affaire
Chaque affaire en cours se porte sur le dos, avec son montant. Au chantier, une jauge montre où en est le projet.
Une humeur qui dit tout
Une relance oubliée, et l'âne file en salle d'attente taper du sabot jusqu'à ce que je m'en occupe. Un devis signé ou une facture payée, et il fait la fête.
Le jeu s'appuie sur la donnée
Les ânes bougent parce que le travail avance : un devis envoyé, un projet démarré, une facture encaissée.
Chaque geste réel rapporte des points, et les gros points vont à ce qui ne se triche pas, comme une affaire signée ou une facture payée. Les points font monter de niveau, d'« Ânon » à « Vieux sage », et chaque niveau ajoute un élément au décor du bureau : une plante, une machine à café, une étagère. Chaque lundi, l'outil me lance jusqu'à trois défis pour la semaine. Chaque mois, des objectifs. Le dimanche soir, je reçois le bilan.
Ce que fait l'outil
Derrière le bureau, Donkey OS fait tourner toute l'entreprise. Voici ce qu'il fait, dans l'ordre où un client le traverse.
Captures de l'outil, sur des données de démonstration.
- Prospection
Trouver des clients
Mes recherches de prospects arrivent dans la salle du courrier, chacune avec son rapport. J'envoie depuis ma propre messagerie. L'outil reçoit une copie, crée la fiche de l'entreprise, note l'envoi et programme la relance au mardi suivant. Quand un prospect répond, je reçois une notification qui m'invite à reprendre contact. Une personne qui dit non n'est plus jamais recontactée.
- Clients
Ne rien laisser filer
Un message envoyé depuis le formulaire de mon site arrive directement dans l'outil. Le visiteur reçoit une confirmation, je reçois une alerte. La fiche de l'entreprise se remplit toute seule depuis le registre officiel des entreprises : nom légal, numéro SIREN, adresse. Chaque échange se note sur la fiche, avec la prochaine action et sa date. Le matin, la liste « À relancer » me dit qui attend quoi. Le statut de chaque organisation (suspect, prospect, client, ancien client) se calcule tout seul.
- Devis et contrats
Du premier rendez-vous au devis signé
Les affaires avancent sur un tableau en colonnes, que je fais glisser d'une étape à l'autre. Le chiffrage se fait ligne par ligne, en jours ou au forfait, avec les remises. Quand je dépose une carte dans la colonne « Devis envoyé », l'outil crée le devis directement à la banque et l'envoie au client. Le client reçoit un lien pour vérifier lui-même son identité légale et ses coordonnées de facturation, pour que ses factures partent avec les bonnes. Le contrat de maintenance se prépare dans le dossier du client, pré-rempli. Une affaire gagnée devient un projet, sans rien ressaisir.
- Projets
Suivre chaque projet, et le temps qu'il coûte
Chaque projet a ses tâches et son temps passé, saisi à la semaine au clavier. Une jauge compare le temps passé aux jours vendus et passe au rouge quand je dépasse. Les échéances arrivent dans mon agenda. Les démos que je prépare pour convaincre un prospect ont aussi leur compteur : je sais ce qu'un prospect m'a coûté avant même de signer.
- Factures et banque
Facturer, encaisser, savoir où j'en suis
Acompte, solde ou facture au temps passé : je les crée depuis le projet, et l'outil les fabrique à la banque puis les envoie au client, en facture électronique quand il peut la recevoir. Pour la maintenance, l'outil connaît chaque échéance, me la rappelle et prépare la facture de la période. L'outil est connecté à la banque : les paiements remontent directement, se rattachent à leur facture, et une facture en retard se relance en un clic. Le pilotage affiche le chiffre d'affaires facturé et encaissé par mois et par métier, les impayés, et la rentabilité réelle de chaque projet.
- Frais et comptabilité
Une comptabilité tenue au fil de l'eau
Une note de frais se saisit sur le téléphone, d'une main : je prends le ticket en photo, le Donkey lit le montant, la TVA et le fournisseur, je valide. Un trajet se calcule par la route, avec le barème kilométrique. Chaque opération devient une écriture comptable, rangée dans un registre qui ne se modifie plus une fois validé. L'outil prépare la déclaration de TVA et, en fin d'année, le bilan, le compte de résultat et l'impôt sur les sociétés.
- Assistance
Les clients ne sont pas lâchés à la mise en ligne
Chaque site livré a sa fiche. Les contenus qui vieillissent (tarifs de l'hiver, horaires, dates des événements) y sont listés avec leur échéance : l'outil me prévient, et relance le client d'un clic quand c'est à lui de fournir. Mes clients ont un espace d'assistance, accessible depuis le pied de page de leur site : ils y déposent une demande, avec une capture si besoin, et suivent son avancée. Ils y voient aussi l'audience de leur site sur les trente derniers jours.
- Le Donkey
Un agent IA qui propose, mais qui ne fait pas
Le Donkey est l'agent IA de l'outil. Il lit les tickets de caisse et les factures, propose le bon compte pour une opération bancaire inhabituelle, retrouve la facture qu'un paiement règle, et répond à mes questions de comptabilité à partir de mes propres chiffres. Avant que je fige une période, il relit et me signale ce qui lui paraît anormal. Tout ce qu'il propose porte sa marque, et rien ne s'enregistre sans mon accord.
Ce qui limite sa consommation- Les règles passent d'abord : il n'est appelé que lorsqu'elles n'ont pas de réponse.
- Le plus petit modèle pour lire et classer, un plus puissant pour les questions, le plus gros seulement quand je demande d'approfondir.
- Le classement des opérations se fait la nuit, en lot, à moitié prix.
- Un justificatif n'est jamais lu deux fois.
- Pour répondre à une question, il va chercher les seuls chiffres utiles, jamais toute la comptabilité.
- Un budget fixe chaque mois, avec une alerte avant qu'il soit atteint. Budget épuisé, l'âne s'endort et tout se fait à la main, sans rien bloquer.
Tout est relié
Un message arrive par le formulaire du site, ou une réponse à ma prospection.
L'entreprise devient une fiche, remplie depuis le registre officiel.
L'affaire avance jusqu'au devis, créé à la banque et envoyé au client.
Le projet démarre, avec ses tâches, son temps et ses factures.
Le site est livré, avec ses contenus à tenir à jour et son assistance.
Les comptes se tiennent sur tout ce qui précède, sans ressaisie.
Donkey OS en une minute
Ce que j'en retiens
Ce qui n'a pas besoin d'être relié n'a rien à faire dans l'outil.
Donkey OS ne refait pas ce que d'autres font très bien : la banque fabrique les devis et les factures, le dossier partagé garde les documents. L'outil relie tout le reste. C'est la question que je pose aussi à mes clients avant d'écrire la moindre ligne de code.